Co vsechno byste meli vedet o neefektivních poradách

Seděli jste někdy na poradě jen proto, abyste pochopili, že skutečné problémy se ve vaší firmě řeší mimo porady? Nevěděli jste po skončení porady, jaký byl vlastně její smysl? Pak jste pravděpodobně zažili tzv. efekt mýdlové opery – byli jste na jedné poradě, pak jste několik dalších vynechali a nakonec zjistili, že jste o nic nepřišli. Přináším Vám proto dvanáct tipů, jak porady organizovat tak, aby nebyly zbytečné.

 

- Pozvěte jen lidi, jejichž účast je nezbytná. Pokud si u někoho nejste jisti, přímo se jej zeptejte, zda se chce účastnit. Lidé vám poděkují, když se nebudou muset účastnit další porady, aniž by to pro ně bylo důležité.

- Ujistěte se, že pozvaní rozumějí výhodám své účasti. Účast je do značné míry otázkou motivace. Než svoláte poradu, ujistěte se, že je nutná, zda nelze stejných výsledků dosáhnout jinak, jaké výhody přinese účastníkům a jak jim tyto výhody dokážete tlumočit.

- Začněte včas. Dodržujte stanovený čas a rozvržení podle agendy, nečekejte na pozdě příchozí ani zpětně nevysvětlujte, co bylo řečeno v jejich nepřítomnosti. Naučíte tak své lidi přesnosti.

- Jasně definujte účel porady. Uveďte ho předem v agendě a zvonu hned na začátku porady. Pokud se diskuse bude ubírat pryč od tématu, vraťte se zpět.

- Mějte písemnou agendu. I když půjde o rychlou neplánovanou poradu, sepište alespoň základní body, o kterých budete jednat. Posloužit může i tabule v jednací místnosti. Důležité je, aby každý měl před sebou plán, který uvidí a bude se jej držet.

- Určete priority agendy. Nejdůležitější věci projednávejte jako první. Bude to i pobídka pro účastníky, aby přišli včas.

- Vymezte čas pro projednávání každého bodu a dodržte jej. Umožní vám to dosáhnout všeho, co jste chtěli projednat a vyhnout se diskusi mimo hlavní témata. Porada také nebude neúměrně dlouhá.

- Začněte stručným shrnutím minulé porady. Připomeňte, co bylo dohodnuto, a přidejte, s čím budete pokračovat dnes. Posílíte tím povědomí o tom, co kdo má dělat.

- Nevyhýbejte se nepříjemným otázkám. Atmosféra může být napjatá, to ale neznamená, že budete mlčet o nepříjemných věcech. Mohlo by se pak stát, že vyjdou najevo při mnohem nevhodnější příležitosti.

- Končete výzvou k akci a protokolem. Na konci porady by mělo všem být jasné, kdo bude co dělat a v jakém časovém horizontu.

- Končete pochvalou. Porada by měla končit v pozitivním duchu. Poděkujte za účast a myšlenky přítomných. Buďte co nejspecifičtější.

- Skončete včas. Když budete poradu protahovat přes předem vyměřený čas, účastníci ztratí pozornost. Dáte tak účastníkům jasný signál, že respektujete jejich čas.

- Protokol. Tzn. kdo, co, do kdy….udělá. Protokol rozešle zapisovatel všem zúčastněným ihned, nejpozději však do 2 hodin od skončení porady.

 

Irena Staňková SOPHISTO